Pourquoi rédiger une note de service ?

La note de service est un outil de communication essentiel dans l’entreprise pour faire parvenir une information descendante aux salarié-es et les informer d’une nouvelle arrivée, rappeler les règles au travail ou faire part d’une information relative à la vie de l’entreprise. C’est un outil de gestion d’équipe qui permet de fluidifier les échanges d’information faites aux salarié-es.

Pourquoi faire une note de service ?

Une note de service est un document interne à une entreprise ou une organisation, émis par la direction ou un responsable, pour informer les employés sur des consignes, des changements, des directives ou toute information importante relative au fonctionnement de l’entreprise.

Elle est utilisée dans différentes situations, par exemple :

pour annoncer l’arrivée ou le départ d’un collaborateur ou d’une collaboratrice ;
pour prévenir d’un changement de poste d’un salarié ou pour informer sur les mobilités internes du mois passé ;
pour informer d’un changement des horaires de travail ;
pour rappeler les règles de l’entreprise.

Elle est aussi utile :

pour informer les salariés d’une situation exceptionnelle (ouverture d’un nouveau service, aménagement des horaires pour la rentrée, etc.)
pour notifier aux employé-es les ponts et jours de congés offerts par l’entreprise ou les dates de prises de congés obligatoires.

Elle est diffusée par mail, par courrier, en main propre ou par affichage dans un endroit accessible aux employé-es.

Il ne faut pas confondre la note de service et la note d’information. Contrairement à la note d’information, elle peut comporter une consigne à suivre pour les salariés, et avoir une véritable valeur juridique.

Quelle est sa valeur juridique ?

Elle est considérée comme une adjonction au règlement intérieur et est donc soumise aux mêmes dispositions que celui-ci. Selon la Cour de cassation (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 2012), les notes de service ne peuvent produire effet que si l’employeur a accompli les obligations prévues par l’article L1321-4 du code du travail.

Concrètement, l’employeur doit avoir consulté les représentants du personnel et communiqué le règlement à l’inspecteur du travail, avant d’établir une note de service qui modifie les obligations du salarié ou les règles de l’entreprise.

Quel est l’intérêt d’écrire une note de service ?

Hormis pour ces raisons légales, il y a plusieurs avantages à élaborer régulièrement des notes de services à destination des salariés.

Voici quelques-uns des avantages des notes de service :

Elles fluidifient la communication interne ;
Elles facilitent la transmission d’instructions ;
Elles relaient des annonces officielles ;
Elles constituent des preuves de communication ;
Elles contribuent à garantir que toutes les parties concernées reçoivent la même information ;
Elles peuvent être archivées facilement.

L’intérêt d’une note de service réside dans sa capacité à faciliter la communication interne au sein d’une organisation et à transmettre des informations de manière efficace. Mais c’est aussi une manière de fournir des instructions claires, de documenter la communication et de maintenir la cohérence au sein de l’entreprise ou de l’organisation.